Prowadzisz kilometrówkę i wpisujesz tylko adresy — skąd wyjechałeś i dokąd dojechałeś? Jeśli chcesz odliczać 100% VAT od samochodu firmowego, to może Cię drogo kosztować. Dosłownie.
W tym artykule wyjaśniamy, dlaczego cel podróży jest obowiązkowy, co mówią przepisy i jak prawidłowo wypełniać ewidencję, żeby spokojnie przejść kontrolę z urzędu skarbowego.
📋 Co mówią przepisy?
Wymogi dotyczące ewidencji przebiegu pojazdu dla celów pełnego odliczenia VAT są ściśle określone w art. 86a ust. 7 ustawy o VAT.
Każdy wpis w ewidencji przebiegu pojazdu musi zawierać:
- Kolejny numer wpisu
- Datę wyjazdu
- Cel wyjazdu
- Opis trasy (skąd – dokąd)
- Liczbę przejechanych kilometrów
- Podpis kierowcy
Zwróć uwagę na punkt 3 — cel wyjazdu to osobna, obowiązkowa rubryka. Nie jest ona opcjonalna i nie można jej zastąpić samym opisem trasy.
🤔 Dlaczego sam adres nie wystarczy?
Dla Urzędu Skarbowego sam fakt przemieszczenia się samochodu między punktem A i punktem B (nawet jeśli oba są np. budowami Twojej firmy) nie jest dowodem na służbowy charakter podróży.
💭 Jak myśli kontroler z US:
"Okej, pojechał pan z Budowy 1 na Budowę 2. Ale po co? Może pojechał pan tam odebrać kolegę, żeby go podwieźć do domu? A może pojechał pan na przerwę śniadaniową? Skąd mam wiedzieć, że to był wyjazd służbowy?"
Aby obronić prawo do 100% odliczenia VAT, musisz wykazać związek przyczynowo-skutkowy między podróżą a Twoją działalnością gospodarczą.
Właśnie temu służy rubryka "cel wyjazdu" — ma udowodnić, że przejazd miał konkretny powód biznesowy.
❌ Jak NIE pisać celu podróży
Te przykłady są błędne i mogą zostać zakwestionowane podczas kontroli:
| Trasa | Cel | Problem |
|---|---|---|
| Budowa ul. Polna 1 → Budowa ul. Leśna 5 | (brak wpisu) | Brak obowiązkowego elementu — przejazd zakwestionowany |
| Biuro → Klient X | Służbowy | Za ogólne — każdy wyjazd powinien być służbowy |
| Siedziba → Hurtownia | Wyjazd do klienta | Nic nie wyjaśnia — co konkretnie tam robiłeś? |
| Budowa A → Budowa B | Przejazd służbowy | Powtarzalny, generyczny wpis — wzbudza podejrzenia |
✅ Jak PRAWIDŁOWO pisać cel podróży
Cel musi być na tyle konkretny, by w razie kontroli (nawet po 3 latach!) można było wyjaśnić, czego dotyczył wyjazd. Oto przykłady dobrych wpisów:
| Trasa | Cel | Ocena |
|---|---|---|
| Budowa ul. Polna 1 → Budowa ul. Leśna 5 | Przewóz agregatu malarskiego i drabin na kolejny front robót | ✓ Konkretne |
| Biuro → Hurtownia Budowlana "ABC" | Zakup 20 worków gładzi gipsowej na inwestycję przy ul. Polnej | ✓ Konkretne |
| Budowa ul. Leśna 5 → Biuro Projektowe Kowalski | Konsultacja zmian w projekcie instalacji elektrycznej z architektem | ✓ Konkretne |
| Siedziba firmy → Siedziba klienta "Firma XYZ" | Podpisanie umowy na wykonanie usług remontowych | ✓ Konkretne |
| Biuro → Urząd Miasta | Złożenie wniosku o pozwolenie na budowę dla inwestycji przy ul. Mokrej | ✓ Konkretne |
📝 Zasady dobrego opisu celu
Dobry cel podróży powinien:
- Być konkretny — co dokładnie robiłeś?
- Być zróżnicowany — nie kopiuj tego samego tekstu codziennie
- Być powiązany z branżą — powinien mieć sens w kontekście Twojej działalności
- Być prawdziwy — w razie kontroli musisz być w stanie to potwierdzić
Przykłady dla różnych branż:
🏗️ Firma budowlana:
- Kontrola postępu prac przy ul. Słonecznej
- Odbiór materiałów budowlanych z hurtowni
- Spotkanie z inwestorem w sprawie zmian w projekcie
- Przewóz ekipy na nowy front robót
🔧 Firma serwisowa:
- Naprawa klimatyzacji u klienta przy ul. Parkowej 15
- Przegląd techniczny urządzenia w firmie XYZ
- Dostawa i montaż części zamiennych
- Wycena naprawy na miejscu u klienta
💼 Przedstawiciel handlowy:
- Prezentacja oferty produktowej w firmie ABC
- Negocjacje warunków umowy z klientem
- Dostarczenie próbek produktów do klienta
- Podpisanie kontraktu na dostawę towarów
⚠️ Co grozi za błędne wypełnianie?
Konsekwencje zakwestionowania kilometrówki:
- Utrata prawa do 100% odliczenia VAT — od początku okresu!
- Konieczność zwrotu odliczonego VAT z odsetkami
- Dodatkowe kary za nieprawidłowości podatkowe
- Korekta wszystkich deklaracji za okres 5 lat wstecz
Przy samochodzie z leasingiem 2000 zł/mies. i regularnym tankowaniu, utrata 50% VAT może kosztować nawet kilkanaście tysięcy złotych rocznie.
💡 Jak sobie ułatwić życie?
Wskazówki praktyczne:
- Prowadź ewidencję na bieżąco — nie odkładaj na koniec miesiąca
- Przygotuj listę typowych celów dla swojej branży
- Zapisuj szczegóły od razu — po 2 tygodniach nie przypomnisz sobie co robiłeś
- Używaj narzędzia z podpowiedziami — oszczędza czas i zmniejsza ryzyko błędów
🎯 Podsumowanie
Rubryka "cel podróży" w ewidencji przebiegu pojazdu to nie formalność — to obowiązek wynikający z ustawy o VAT i jeden z głównych elementów weryfikowanych podczas kontroli.
Samo wpisanie adresów "budowa 1 → budowa 2" przy kontroli dotyczącej 100% VAT na pewno zostanie zakwestionowane przez skarbówkę jako niewystarczające udokumentowanie służbowego charakteru podróży.
📋 Prowadź kilometrówkę prawidłowo
Kilometrówka24 automatycznie pilnuje wszystkich wymaganych elementów — w tym pola "cel podróży". Nie musisz już pamiętać o przepisach.
Wypróbuj za darmo →