5 błędów w kilometrówce które mogą kosztować Cię tysiące złotych

Prowadzisz ewidencję przebiegu pojazdu? Świetnie! Ale czy robisz to prawidłowo? Niepozorne błędy mogą skutkować utratą prawa do 100% odliczenia VAT — a to oznacza realne straty liczone w tysiącach złotych rocznie.

Sprawdź 5 najczęstszych błędów i dowiedz się, jak ich uniknąć.

Zaokrąglone, "równe" odległości

Wpisujesz zawsze "50 km", "100 km", "30 km"? To czerwona flaga dla urzędu skarbowego.

🚨 Konsekwencja: Inspektorzy wiedzą, że realne odległości rzadko są "okrągłe". Takie wpisy sugerują, że ewidencja jest tworzona "na oko" lub wręcz fikcyjna.

✅ Rozwiązanie: Używaj rzeczywistych odległości z nawigacji. "47 km", "103 km", "28 km" — to wygląda wiarygodnie. Kilometrówka24 pobiera dokładne odległości z Google Maps.

Brak zgodności stanu licznika

Stan licznika na koniec miesiąca nie zgadza się z sumą przejechanych kilometrów? To poważny problem.

🚨 Konsekwencja: Niezgodność może oznaczać, że część tras nie została wpisana (używanie prywatne?) lub że ewidencja jest nierzetelna. US może zakwestionować całą dokumentację.

✅ Rozwiązanie: Zawsze sprawdzaj bilans: stan początkowy + suma km = stan końcowy. Automatyczne systemy (jak Kilometrówka24) pilnują tej spójności za Ciebie.

Trasy nie zaczynają się od siedziby firmy

Wpisy typu "Dom → Klient → Dom"? Samochód garażowany pod domem pracownika?

🚨 Konsekwencja: To najczęstsza przyczyna utraty prawa do 100% odliczenia! US uznaje, że pojazd jest wykorzystywany również prywatnie (dojazd do pracy = użytek prywatny).

✅ Rozwiązanie: Wszystkie trasy powinny zaczynać się i kończyć w siedzibie firmy. Kilometrówka24 automatycznie generuje trasy: Siedziba → Lokalizacje → Siedziba.

Brakujące elementy w ewidencji

Brak numeru rejestracyjnego? Brak imienia kierowcy? Brak stanu licznika? Każdy brakujący element to problem.

🚨 Konsekwencja: Ewidencja niespełniająca wymogów art. 86a ustawy o VAT = brak prawa do 100% odliczenia. Proste.

Wymagane elementy:

Numer rejestracyjny pojazdu
Data wyjazdu
Cel wyjazdu
Opis trasy (skąd – dokąd)
Liczba kilometrów
Imię i nazwisko kierowcy
Stan licznika

✅ Rozwiązanie: Używaj szablonu lub systemu który wymusza wszystkie pola. Raporty PDF z Kilometrówka24 zawierają wszystkie wymagane elementy.

Przerwy w prowadzeniu ewidencji

Grudzień uzupełniony, styczeń pusty, luty znowu jest? "Zapomniałem prowadzić przez 2 miesiące"?

🚨 Konsekwencja: Za okres bez ewidencji — tylko 50% odliczenia VAT. A jeśli przerwy są częste, US może zakwestionować wiarygodność całej dokumentacji.

✅ Rozwiązanie: Prowadź ewidencję regularnie. Najlepiej ustal stały dzień w tygodniu/miesiącu na uzupełnienie. Albo użyj aplikacji która przypomni Ci o generowaniu raportu.

📊 Ile możesz stracić?

Zobaczmy na konkretnych liczbach:

💸 Przykład: Firma z 1 samochodem, 1500 km/mies

Roczne wydatki na paliwo + leasing + serwis: ~40 000 zł brutto

VAT w tych wydatkach: ~7 500 zł

Błędy w ewidencji = tylko 50% odliczenia = 3 750 zł

Prawidłowa ewidencja = 100% odliczenia = 7 500 zł

Strata przez błędy: 3 750 zł rocznie!

Przy 3 samochodach to już ponad 11 000 zł rocznie — tylko dlatego, że ewidencja nie spełnia wymogów.

✅ Jak uniknąć wszystkich błędów?

Checklist bezpiecznej kilometrówki:

✓ Realne odległości (z Google Maps, nie "na oko")
✓ Zgodność stanu licznika z sumą km
✓ Trasy: Siedziba → Lokalizacje → Siedziba
✓ Wszystkie wymagane elementy w każdym wpisie
✓ Ciągłość — bez przerw w dokumentacji
✓ Złożony VAT-26 w urzędzie skarbowym

🛡️ Kilometrówka bez błędów

Kilometrówka24 automatycznie pilnuje wszystkich wymogów. Realne odległości z Google Maps, trasy przez siedzibę, kompletne raporty PDF.

Sprawdź cennik

—

Masz pytania? Napisz do nas: admin@kilometrowka24.pl