Ewidencja przebiegu pojazdu (potocznie "kilometrówka") to dokument, który otwiera drzwi do 100% odliczenia VAT od wydatków na samochód firmowy. Ale żeby spełniała swoją funkcję, musi być prowadzona prawidłowo. W tym poradniku znajdziesz wszystko, co musisz wiedzieć.
📜 Podstawa prawna
Obowiązek prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu wynika z art. 86a ustawy o VAT. Przepis ten określa, że pełne (100%) odliczenie VAT od wydatków związanych z pojazdem przysługuje tylko wtedy, gdy:
- Pojazd jest wykorzystywany wyłącznie do działalności gospodarczej
- Prowadzona jest ewidencja przebiegu pojazdu
- Złożony został formularz VAT-26 w urzędzie skarbowym
Brak któregokolwiek z tych elementów = tylko 50% odliczenia VAT.
✅ Wymagane elementy ewidencji
Zgodnie z art. 86a ust. 7 ustawy o VAT, ewidencja przebiegu pojazdu musi zawierać:
Obowiązkowe elementy każdej ewidencji:
- ✓ Numer rejestracyjny pojazdu
- ✓ Dzień rozpoczęcia prowadzenia ewidencji
- ✓ Dzień zakończenia prowadzenia ewidencji
- ✓ Stan licznika na dzień rozpoczęcia prowadzenia ewidencji
- ✓ Stan licznika na dzień zakończenia prowadzenia ewidencji
Dla każdego wykorzystania pojazdu (każdy wpis):
- ✓ Numer wpisu
- ✓ Data wyjazdu
- ✓ Cel wyjazdu (opis)
- ✓ Opis trasy (skąd – dokąd)
- ✓ Liczba przejechanych kilometrów
- ✓ Imię i nazwisko kierowcy
- ✓ Stan licznika na koniec wyjazdu (lub serię wpisów jeśli kilka tras dziennie)
📝 Przykładowy wpis w ewidencji
Tak powinien wyglądać prawidłowy wpis:
Data: 15.12.2025
Kierowca: Jan Kowalski
Cel wyjazdu: Spotkanie z klientem - omówienie projektu
Trasa: Siedziba firmy (Warszawa, ul. Główna 1) → Klient ABC Sp. z o.o. (Warszawa, ul. Handlowa 15) → Siedziba firmy
Liczba km: 24 km
Stan licznika: 45 892 km
🏢 Złota zasada: Siedziba → Lokalizacje → Siedziba
⚠️ Kluczowa zasada dla 100% odliczenia
Samochód wykorzystywany wyłącznie do działalności gospodarczej powinien być garażowany w siedzibie firmy. Każda trasa powinna zaczynać się i kończyć w miejscu prowadzenia działalności.
Jeśli pracownik zabiera samochód służbowy do domu:
- US może uznać, że pojazd jest wykorzystywany do celów prywatnych
- To oznacza utratę prawa do 100% odliczenia VAT
- Możesz stracić nawet kilka tysięcy złotych rocznie
✅ Jak to robi Kilometrówka24
Wszystkie trasy generowane przez naszą aplikację automatycznie zaczynają się i kończą w siedzibie Twojej firmy. Nie musisz o tym pamiętać — system pilnuje tego za Ciebie.
📏 Skąd brać odległości?
Urząd skarbowy może zweryfikować, czy podane odległości są realne. Dlatego ważne jest, żeby:
- Używać rzeczywistych odległości drogowych (nie "w linii prostej")
- Być konsekwentnym — ta sama trasa = ta sama odległość
- Mieć źródło — w razie kontroli musisz umieć wyjaśnić skąd wzięły się liczby
🗺️ Google Maps jako źródło
Kilometrówka24 pobiera odległości bezpośrednio z Google Maps API. To dokładnie te same kilometry, które pokazuje nawigacja Google — rzeczywiste trasy drogowe, uznawane przez urzędy skarbowe jako wiarygodne źródło.
⏰ Kiedy prowadzić ewidencję?
Regularność jest kluczowa
Ewidencja powinna być prowadzona na bieżąco. Teoretycznie każdy wpis powinien być dokonywany w dniu wyjazdu lub bezpośrednio po nim.
W praktyce wiele firm uzupełnia ewidencję:
- Codziennie (ideał)
- Co tydzień (akceptowalne)
- Na koniec miesiąca (ryzykowne, ale praktykowane)
⚠️ Czego unikać
Nie zostawiaj uzupełniania na koniec roku! Jeśli US poprosi o ewidencję, a Ty będziesz ją "odtwarzać" z pamięci — to wyraźny sygnał, że dokumentacja nie była prowadzona rzetelnie.
🔍 Na co zwraca uwagę Urząd Skarbowy?
Podczas kontroli inspektorzy sprawdzają:
- Kompletność — czy są wszystkie wymagane elementy
- Ciągłość — czy ewidencja prowadzona jest bez przerw
- Spójność — czy stan licznika zgadza się z przebiegiem
- Wiarygodność tras — czy odległości są realne
- Cel wyjazdów — czy wszystkie mają związek z działalnością
- Brak użytku prywatnego — czy nie ma podejrzanych tras (np. weekendowe wyjazdy)
📊 Co może wzbudzić podejrzenia
- Trasy w weekendy i święta bez uzasadnienia
- Wyjazdy do miejscowości turystycznych
- Brak zgodności stanu licznika z sumą kilometrów
- Zaokrąglone, "równe" odległości (np. zawsze 50 km)
- Takie same trasy każdego dnia bez zmian
📱 Forma prowadzenia ewidencji
Przepisy nie narzucają formy — ewidencja może być prowadzona:
- Papierowo — zeszyt, formularz wydrukowany
- W Excelu — arkusz kalkulacyjny
- Elektronicznie — dedykowana aplikacja (jak Kilometrówka24)
Ważne jest, żeby ewidencja była:
- Czytelna
- Kompletna
- Dostępna na żądanie organów podatkowych
✅ Zalety ewidencji elektronicznej
- Automatyczne obliczanie kilometrów
- Brak błędów rachunkowych
- Łatwe generowanie raportów
- Profesjonalny wygląd PDF
- Historia i archiwum
📋 Checklist: Czy Twoja ewidencja jest prawidłowa?
Sprawdź swoją kilometrówkę:
- ☐ Czy zawiera numer rejestracyjny pojazdu?
- ☐ Czy ma datę rozpoczęcia i zakończenia?
- ☐ Czy zawiera stan licznika na początku i końcu okresu?
- ☐ Czy każdy wpis ma datę, cel, trasę i liczbę km?
- ☐ Czy każdy wpis ma imię i nazwisko kierowcy?
- ☐ Czy trasy zaczynają się i kończą w siedzibie firmy?
- ☐ Czy odległości są realne (nie zaokrąglone)?
- ☐ Czy złożyłeś VAT-26 w urzędzie skarbowym?
🚀 Prowadź kilometrówkę automatycznie
Zapomnij o ręcznym wypełnianiu. Kilometrówka24 generuje profesjonalną ewidencję zgodną z przepisami w 2 minuty.
Sprawdź cennik❓ Najczęstsze pytania
Czy mogę prowadzić jedną ewidencję dla kilku pojazdów?
Nie. Każdy pojazd musi mieć osobną ewidencję.
Co jeśli mam przerwę w prowadzeniu ewidencji?
Przerwa może skutkować utratą prawa do 100% odliczenia za okres, w którym ewidencja nie była prowadzona. Dlatego tak ważna jest ciągłość.
Czy muszę ewidencjonować każdy wyjazd?
Tak. Każde wykorzystanie pojazdu powinno być udokumentowane wpisem w ewidencji.
Co z tankowaniem? Czy to też musi być w ewidencji?
Tankowanie samo w sobie nie wymaga wpisu (to nie jest "wykorzystanie pojazdu"). Ale trasa na stację paliw — tak. W Kilometrówka24 możesz oznaczyć dni tankowania, a system uwzględni stację paliw w trasie.
—
Masz pytania? Napisz do nas: admin@kilometrowka24.pl